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Animer une réunion d’équipe n’est pas une mince affaire, inviter les bonnes personnes, disposer d’une salle adaptée, tenir la réunion dans les délais en ayant abordé tous les points importants. Pourtant c’est à la portée de tous. Il suffit d’un peu de rigueur et de méthode et l’animation d’une réunion n’aura plus de secret pour vous. Voici les 7 étapes indispensables pour animer une réunion efficace et inoubliable.

 

 

Préparer la réunion, c’est la base

On a toutes et tous vécu des réunions qui n’en finissaient pas, qui ne menaient à rien et pendant laquelle l’ennui était ferme, voire l’ambiance désastreuse. Résultat : on sortait de là avec l’impression, souvent confirmée, que cela n’avait servi à rien sauf à y avoir perdu son temps.

Pour que cela n’arrive plus, il est important de préparer sa réunion pour qu’elle soit efficace, ne s’étire pas dans la durée et que les participants ressortent avec les éléments dont ils ont besoin pour travailler.

Pour cela il est important de définir :

  • L’objectif de cette réunion. Cela évite la réunion avec pour seul objectif, elle-même. Perte de temps assurée.
  • Les axes à traiter. 2 ou 3 suffisent. Rien ne sert de les multiplier. Il est préférable d’en avoir peu que vous pourrez explorer en profondeur, plutôt qu’une multitude de sujets qui ne seront que survolés.
  • Le cadre que vous souhaitez mettre en place. La gestion du temps n’en sera que plus efficace et les discussions ne seront pas stériles.
  • Le matériel doit vous aurez besoin (vidéoprojecteur, ordinateur, feuilles, stylos, paperboard, post-its, etc.). Ce n’est pas le jour J qu’il vous faudra vous en préoccuper.

Énoncez également la tenue du rendez-vous dès le début. Ainsi, tous les participants sauront exactement les différentes étapes mises en place.

 

Pour cadrer les discussions, annoncer l’ordre du jour

Ce point vient compléter le précédent. Dans la mesure où votre réunion a été soigneusement préparée en amont, annoncez l’ordre du jour et les axes de discussions vont donner un cadre indispensable.

Il sera votre fil d’Ariane tout au long des discussions. Les objectifs y seront eux aussi clairement énoncés pour ne jamais digresser. Personne n’a de temps à perdre, vous comme les participants.

Le principe de la réunion est de rassembler des collaborateurs, des partenaires ou des clients pour travailler efficacement sur des sujets communs. Se perdre en conjectures est la pire des choses. Préparer rigoureusement le déroulé avant permet une bonne tenue et une bonne animation pendant la réunion.

 

Pour animer une réunion, adapter le format

En effet, le format sera différent selon le type de réunion et les objectifs attendus.

Par exemple :

  • Lors d’une réunion informationnelle, vous transmettez un message et votre auditoire le reçoit de manière passive.
  • Pour une réunion décisionnelle, les participants doivent être actifs. Il s’agit en effet de sortir avec des tâches précises pour résoudre la problématique évoquée.
  • Une réunion de revue est souvent utilisée en gestion de projet. Elle a lieu de manière récurrente pour faire le point sur l’avancée du projet, sur les blocages qui persistent et les étapes à prévoir.
  • La réunion de résolution de problème est indispensable pour débloquer des situations difficiles, des conflits, des dysfonctionnements.

Comme vous le voyez, le contexte du déroulement de la réunion peut varier. Adapter le format est donc extrêmement important pour que le message soit clair et apaisé. Le pilotage est parfois subtil, voire acrobatique.

 

Inviter les bonnes personnes pour que chacun participe pleinement

Combien de fois avez-vous participé à ces rencontres professionnelles en vous disant, en votre for intérieur, « mais qu’est-ce que je fiche là ? » ?

Trop souvent ? Moi aussi ! Alors pour ne pas tomber dans cet écueil je vous invite à la vigilance quant aux personnes que vous souhaitez convier. Encore une fois, le temps de chacun est précieux. Pour que la réunion se passe dans les meilleures conditions, vous ne devez inviter que celles et ceux qui sont directement concernés.

Une autre astuce pour animer une réunion efficace ? Assurez-vous de la disponibilité de chacun et envoyez les invitations. L’idéal étant par mail, puisque votre interlocuteur n’aura plus qu’à l’accepter dans son calendrier. Vous y aurez annoncé les points précédents. Chacun saura donc pourquoi et dans quel but il est convié.

Animer une réunion pour qu’elle soit dynamique

Voici le point le plus délicat : l’animation de réunion. Vous pouvez déjà éviter celles d’après repas et celle de fin de journée.

La structuration est primordiale. Pour vous aider, de nombreux outils sont disponibles pour que le temps de parole soit correctement réparti. Cela facilite les échanges constructifs et réduit considérablement les éléments perturbateurs. Voici quelques exemples.

  • Le PowerPoint est un soutien intéressant. Les couleurs et les phrases courtes appuient votre propos. À condition bien évidemment de ne pas lire de façon monocorde ce qui est écrit. Sinon c’est l’ennui assuré !
  • Le jeu de rôle est très efficace notamment dans la résolution de problématique. Les intervenants se mettent tour à tour dans la position de l’autre. L’écoute active et l’empathie sont très souvent source de créativité et d’innovation.
  • Le brainstorming est utile pour sa méthode dialectique. On avance d’un cran supplémentaire à chaque fois. L’intelligence collective se met en marche. On est plus pertinent à plusieurs cerveaux qu’à un seul.
  • Les post-its sont profitables pour libérer la parole. Utilisés anonymement, chaque personne inscrit une idée par feuillet. Ils sont ensuite classés par thématique sur le mur. Cela donne un avantage considérable à l’animation de la réunion. Tous les membres de l’équipe sont valorisés, chacun peut s’exprimer librement, chaque idée est prise en compte.

 

Gérer le temps pour éviter les débordements

En tant qu’organisateur(trice) d’une réunion d’équipe, vous avez également accepté la responsabilité d’être le maître ou la maîtresse du temps. Vous devez contrôler le déroulement des événements et gérer les interventions ainsi que les interlocuteurs.

Les deux points fondamentaux : l’anticipation et la ponctualité ! Ça paraît évident et pourtant !

Arriver à l’heure est, non seulement une marque de respect pour vos collaborateurs, mais aussi un gage de la bonne tenue de la réunion. Les retardataires ne doivent pas être tolérés. De la même manière, la salle doit être prête avec tout le matériel dont vous avez besoin. Passer 15 minutes à vérifier que le vidéoprojecteur fonctionne est catastrophique et ruine votre crédibilité.

Vous pouvez maintenant accueillir les participants et les mettre à l’aise. Mais soyez ferme dans la direction que vous souhaitez donner à cette réunion d’équipe. Vous aurez toujours des éléments perturbateurs qui vont tenter de ramener la discussion à eux, leurs problématiques, leurs conflits.

Pensez efficacité. Tous les points que vous allez aborder n’ont pas la même importance. Appréciez leur priorité à leur juste valeur pour une répartition équilibrée du temps. Chacun pourra s’exprimer librement et sereinement, ce qui garantit une réunion apaisée, un message entendu et une collaboration intéressante.

 

Rédiger le compte-rendu pour laisser un document pertinent

Enfin, comme toutes les bonnes choses ont une fin, votre réunion doit elle aussi se terminer. Mais pas n’importe comment !

Il faut savoir conclure. Cela signifie, rappeler :

  • les points sur lesquels vous êtes tombés d’accord ;
  • les mesures qui restent à acter à la suite de ce rendez-vous.

Le compte-rendu doit donc être un document formel, qui doit rassembler l’ensemble des informations que vous avez échangées. Il doit être un support de travail utile et communiqué à tous. Cette phase souvent négligée est pourtant payante quand elle est bien faite. Vous pouvez contrôler les engagements et les actions qui doivent en découler. Comme pour un texte percutant, il faut une introduction claire qui énonce le propos, un argumentaire logique et dynamique, une conclusion qui met un terme et pousse à l’action !

 

 

Vous l’aurez compris animer une réunion d’équipe est un art à la portée de tous, à condition de prendre l’exercice au sérieux. La rigueur, la méthode et la créativité seront vos meilleures alliées pour animer une réunion d’équipe qui soit à la fois intéressante, dynamique et efficace. Tels la sage-femme ou le maïeuticien, vous serez l’instigateur de l’émergence des meilleures idées grâce à l’intelligence collective. Et pour vous aider dans cette tâche, déléguez-moi vos présentations et l’organisation de vos événements, je me ferai une joie de les rendre impérissables !