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Chaque minute compte pour vous, n’est-ce pas ? Vous voulez toujours avoir les meilleures stratégies en place pour augmenter votre temps et votre productivité. C’est un excellent objectif à atteindre. Mais il est impossible de gérer de nombreuses tâches à la fois. Pourtant, vous devez faire face à un certain nombre d’obligations quotidiennes. La productivité est donc naturellement au cœur de votre activité. En tant qu’entrepreneur, elle est la clé pour vos affaires. Mais comment être certain que tout ce que vous avez à faire dans la journée sera fait correctement ? Car il ne s’agit pas d’aller vite, mais de faire bien. C’est là qu’entre en jeu l’automatisation des tâches. C’est l’une des façons les plus avantageuses, que je connaisse, pour maximiser votre temps, de vous assurer que tout est fait et de vous améliorer. Je vous détaille dans cet article en quoi l’automatisation des tâches est intéressante et vous dévoile aussi quelques techniques astucieuses pour les appliquer à la gestion de votre temps !

 

À quoi sert l’automatisation des tâches ?

L’automatisation des tâches est un moyen de travailler plus rapidement et de façon plus efficace. Elle vous donne la possibilité :

  • de gérer votre temps ;
  • d’éviter les erreurs ;
  • de contrôler des données à une échelle plus grande.

En automatisant, vous obtenez davantage de de résultats, à moindre coût et en plus grande quantité, ce qui est une force pour les petites entreprises.

Quels sont les avantages à automatiser certaines actions de votre activité ?

  • Réduction du temps passé sur des tâches répétitives. L’automatisation vous aide à déléguer les actions, comme la gestion de base ou le traitement des commandes. Cela élimine manuellement le travail répétitif et vous permet d’effectuer d’autres tâches plus productives.
  • Gain de temps. Vous accélérez votre production, ce qui vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d’autres tâches.
  • Augmentation de la productivité. L’automatisation des tâches vous permet de travailler plus rapidement et efficacement. Bref d’être plus efficient.
  • Limitation des risques. La plupart des erreurs sont dues à un manque de concentration. Grâce à l’automatisation, travaillez plus sereinement tout en limitant le risque de commettre des erreurs.
  • Optimisation du contrôle du processus. Vous améliorez la qualité de vos processus en mesurant et en suivant des indicateurs de performance.
  • Normalisation de la qualité. Les résultats automatisés sont plus faciles à contrôler, ce qui vous permet de mieux gérer l’ensemble du processus.
  • Progression de l’efficacité de vos ressources. Vous utilisez les ressources de votre entreprise au mieux, ce qui augmente leur efficacité.

Automatiser vos tâches peut prendre un peu de temps au départ. Il faut en effet au préalable, bien cerner vos besoins, vos ressources et vos objectifs. Pour autant, vous avez tout à y gagner. Surtout la possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous n’êtes plus dans l’opérationnel en permanence. Vous pouvez lever la tête et anticiper !

 

Quand mettre en place une automatisation des tâches ?

Comment distinguer entre toutes les actions et comment savoir celles qui peuvent être automatisées ?

Quand les tâches sont trop répétitives

Ceci est particulièrement utile pour des actions répétitives telles que le remplissage des formulaires, l’émission des factures et des rapports, etc.

En les automatisant, vous gagnez un temps précieux et de la productivité. Par exemple, vous pouvez utiliser un site de facturation en ligne plutôt que d’avoir vos propres programmes de facturation.

Ou sans valeur ajoutée

Travailler sur des tâches répétitives sans aucune valeur ajoutée n’est pas rentable. Il est donc nécessaire de les automatiser.

Si vous devez mettre en page des documents en utilisant des logiciels de conception, utilisez des scripts. En exploitant cette technologie, vous économiserez non seulement du temps, mais aussi de l’argent.

 

Quelles sont les tâches automatisables ?

Dans tout ce que nous faisons au quotidien, faisons le point.

L’automatisation de l’administratif

  • Les réponses aux emails

Vous êtes sans doute déjà conscient de la quantité d’emails que vous recevez chaque jour. Vous devez donc prendre des mesures pour agir face à cette situation. Que de temps perdu à lire et répondre aux courriels ! Les logiciels vous permettent de créer des réponses automatiques ou des modèles.

Plus de copier-coller. Il ne reste qu’à piocher dans celui qui convient.

  • La facturation et les relances

De nombreux logiciels de facturation offrent ces fonctionnalités.

Vos modèles de devis, et de factures fixent le cadre de vos documents réglementaires. Il ne reste qu’à les renseigner le moment venu. Toutes les informations obligatoires figurent sans risque d’oubli ou d’erreur.

Automatisation des tâches commerciales

  • Les prises de rendez-vous

Les prises de rendez-vous peuvent aujourd’hui être automatisées avec des outils gratuits ou payants. La création d’un agenda pour les tâches à effectuer et l’automatisation des interactions avec les clients sont également possibles. Les logiciels s’adaptent à vos besoins.

  • Un CRM

La gestion commerciale est très importante pour la survie et le succès de votre entreprise en raison de toutes les données que vous devez gérer. Il est également crucial que toutes les informations soient organisées, car c’est la seule manière d’être certain que la gestion commerciale est fiable.

Vous organisez votre activité commerciale, notamment la gestion :

  • des rendez-vous ;
  • de votre prospection ;
  • des appels entrants.

Grâce à votre CRM, vous avez la possibilité d’éditer des rapports qui fournissent des informations utiles.

Si vous gérez une boutique, par exemple, vous pouvez générer des rapports sur chaque vente, chaque produit, chaque client, chaque fournisseur et chaque employé. Vous pouvez aussi éditer des rapports sur les dépenses exposées, sur votre chiffre d’affaires mensuel, annuel, etc.

Les logiciels de gestion commerciale vous avertissent dans des délais bien précis de la fin de vos commandes, de vos crédits et de votre solde. Ils vous alertent sur un défaut dans la facturation, d’une facture à émettre ou d’une relance.

Automatisation de votre communication

  • L’envoi de votre newsletter

Grâce aux newsletters vous gardez le contact avec vos clients existants ainsi que vos prospects. Vous les tenez informés des dernières nouvelles et du développement de votre société. Pour ceux qui sont désireux de développer une relation durable avec leurs clients, les newsletters créent un sentiment d’appartenance à votre entreprise.

Néanmoins, les newsletters peuvent être une tâche compliquée, car il implique la création, l’enregistrement d’un grand nombre d’adresses email, sa diffusion. De plus, vous devez gérer des adresses email inactives, des mises à jour de vos listes et répondre aux réclamations. Or faire cela manuellement, c’est s’assurer de s’azimuter !

  • Vos publications sur les réseaux sociaux

Il existe des applications qui facilitent votre communication sur les réseaux sociaux. Elles peuvent vous aider à automatiser les tâches répétitives, comme la publication de contenu sur Facebook, Twitter, LinkedIn et Google+.

Si vous utilisez ces services régulièrement, elles peuvent également vous aider à mieux planifier votre temps. Pour utiliser ce type de service, vous devez créer un compte sur ces services et vous connecter à l’application. Elle va alors automatiser les publications sur les réseaux sociaux en fonction des paramètres que vous avez définis.

Pour que votre activité sur les réseaux sociaux soit rentable, il est important de publier des informations qui intéressent vos clients et de maintenir votre audience. Les applications d’automatisation de publication de contenu peuvent vous aider à établir vos objectifs et à définir quels contenus doivent être publiés. Les applications peuvent également vous aider à faire des statistiques sur les résultats de vos publications sur les réseaux sociaux.

 

L’utilité principale de l’automatisation des tâches est de vous faire gagner du temps ! Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le pilotage de votre entreprise et avoir le cerveau libre pour prendre les décisions éclairées qui s’imposent à vous quotidiennement. De nombreux outils, logiciels et applications sont à votre disposition. Essayez-les et adoptez ce qui vous convient le mieux. Et pour vous aider à aller plus loin, mon programme de formation 360 Business Tour a été spécialement créé pour vous accompagner dans votre vie d’entrepreneure. Rejoignez-nous !