La gestion de votre entreprise est non seulement un projet exaltant, mais aussi très prenant d’un point de vue administratif. Pour éviter les retards et les erreurs, il est important de connaître les dates clés à retenir. Je vous propose un calendrier de la micro-entreprise pour les principales obligations à respecter en 2023. Suivez le guide !
Table des matières
Calendrier de la micro-entreprise : la déclaration mensuelle ou trimestrielle du chiffre d’affaires
Les microentreprises sont tenues de déclarer leur chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’administration fiscale afin qu’elle puisse calculer le montant des cotisations sociales.
Par défaut, lors de votre inscription, l’URSSAF enregistre une déclaration trimestrielle. Si vous souhaitez modifier la périodicité, vous pouvez en faire la demande jusqu’au 31 janvier 2023.
Vous choisissez l’option qui vous convient le mieux le mois suivant le début d’activité.
Première déclaration de CA
Vous venez de créer votre microentreprise ? Sachez que vous bénéficiez d’un report de 3 mois pour effectuer votre 1re déclaration de CA.
Vous optez pour la déclaration mensuelle ?
Si vous créez votre autoentreprise le 3 mars, vous pouvez déclarer jusqu’au 31 juillet.
Vous optez pour la déclaration trimestrielle ?
Vous devez réaliser votre déclaration au plus tard à la fin du mois suivant le trimestre de votre début d’activité. Par exemple, vous déclarez votre CA le 31 juillet si vous avez commencé votre activité le 4 janvier.
Déclarations mensuelles de CA
Une fois cette 1re déclaration effectuée, vos déclarations mensuelles doivent être faites tous les mois entre le 1er jour et la fin du mois suivant, si vous avez choisi cette option.
Par exemple, pour la période du 1er au 31 janvier, la déclaration se fait entre le 1er et le 28 février.
Déclarations trimestrielles de CA
Même fonctionnement pour les déclarations trimestrielles. Elles peuvent se faire jusqu’à la fin du mois suivant par la périodicité concernée.
Vous pouvez déclarer votre CA jusqu’à fin avril pour la période du 1er janvier au 31 mars.
Les charges sociales sont :
Calculées proportionnellement au CA.
À déclarer obligatoirement et directement sur le site de l’URSSAF. Une pénalité de 0,2 % du montant déclaré peut être appliquée en cas de manquement.
À régler en ligne également sur le site de l’URSSAF.
L’un des avantages de la microentreprise est l’allègement administratif, notamment pour le calcul des charges. Si vous ne déclarez aucun chiffre d’affaires, vous n’aurez aucune charge à payer.
Calendrier de la micro-entreprise : la déclaration d’impôts sur le revenu
Comme tous contribuables, les micro-entrepreneurs sont également soumis à l’impôt sur le revenu.
En fonction de la nature de votre activité, vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire sur votre CA :
Prestation d’hébergement : 71 %
Fournitures de denrées : 71 %
Achat-revente de marchandises : 71 %
Prestations commerciales ou artisanales : 50 %
Professions libérales : 34 %
Votre revenu imposable équivaut à votre CA minoré de votre abattement et vient s’ajouter aux autres revenus de votre foyer pour calculer l’impôt.
Les dates connues à ce jour sont susceptibles de modification par l’administration fiscale.
La déclaration est ouverte à partir du 6 avril 2023.
Les dates limites d’envoi dépendent de votre département.
Départements 01 à 19 : 23, mais 2023
Départements du 20 à 54 : 30 mai 2023
Départements du 55 à 976 : 7 juin 2023
Calendrier de la micro-entreprise : la déclaration de la TVA
La TVA ou taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect dont l’objectif est de taxer la consommation.
Les microentreprises sont elles aussi tenues de déclarer leur TVA à l’administration fiscale, selon la fréquence et les dates prévues par le Code général des impôts.
Par défaut, la microentreprise profite d’une franchise en base de TVA. Elle ne facture ni ne la reverse à l’État.
Sur vos factures, la mention suivante est obligatoire : « TVA non applicable, art.293 B du CGI ».
En revanche, vous pouvez en être redevable si vous dépassez un certain seuil de chiffre d’affaires. La déclaration dépend alors du régime de la microentreprise.
Le dépassement des seuils
Vous perdez automatiquement le bénéfice de la franchise en base.
C’est le cas si le CA des années N-1 et N-2 excède 85 800 € pour les activités liées à la vente de marchandise ou 34 400 € pour tout ce qui est prestation de service.
Vous êtes également concerné si dans le courant de l’année, votre CA est supérieur à 94 300 € pour les activités de vente et 36 500 € pour la prestation de service.
Option du régime réel
Vous avez la possibilité de déduire la TVA sur vos achats.
Le régime réel simplifié
Vous êtes dépendant de ce régime si le montant annuel de TVA est inférieur à 15 000 €. Il correspond à la différence entre la TVA encaissée et la TVA déduite des achats. La déclaration se fait alors en une fois au plus tard le 2e jour ouvré après le 1er mai.
Cela donne :
Déclaration : 3 mai 2023 maximum
Premier acompte : entre le 15 et le 25 juillet 2023.
Deuxième acompte : entre le 15 et le 24 décembre 2023.
Le régime normal
Si le montant annuel de la TVA est supérieur à 15 000 €, votre micro-entreprise est au régime normal.
Dans ce cas, vous devez déclarer la TVA encaissée et déduite mensuellement, au plus tard les 15 derniers jours du mois qui suit la période de déclaration.
Calendrier de la micro-entreprise : la déclaration de la CFE
La déclaration de la Contribution foncière des Entreprises (CFE) est aussi une des obligations réglementaires des micro-entrepreneurs.
Il s’agit d’une taxe sur la valeur locative des biens immobiliers dont dépend votre activité professionnelle.
Généralement, la microentreprise fait l’objet d’un forfait dont le montant est calculé sur le CA de l’année N-2. Il varie également selon la commune de domiciliation de l’entreprise.
Les dates à retenir sont :
Le 15 décembre 2023, pour le paiement de la CFE
Le 31 décembre 2023, pour la déclaration initiale si vous avez créé votre activité en 2023.
Vous connaissez maintenant les dates clés pour les microentreprises. Pour n’en manquer aucune, créez-vous un calendrier et des alarmes pour que vos déclarations ne soient plus un enfer et deviennent un automatisme. Ne manquez plus vos échéances et concentrez-vous sur votre cœur de métier !
Chaque minute compte pour vous, n’est-ce pas ? Vous voulez toujours avoir les meilleures stratégies en place pour augmenter votre temps et votre productivité. C’est un excellent objectif à atteindre. Mais il est impossible de gérer de nombreuses tâches à la fois. Pourtant, vous devez faire face à un certain nombre d’obligations quotidiennes. La productivité est donc naturellement au cœur de votre activité. En tant qu’entrepreneur, elle est la clé pour vos affaires. Mais comment être certain que tout ce que vous avez à faire dans la journée sera fait correctement ? Car il ne s’agit pas d’aller vite, mais de faire bien. C’est là qu’entre en jeu l’automatisation des tâches. C’est l’une des façons les plus avantageuses, que je connaisse, pour maximiser votre temps, de vous assurer que tout est fait et de vous améliorer. Je vous détaille dans cet article en quoi l’automatisation des tâches est intéressante et vous dévoile aussi quelques techniques astucieuses pour les appliquer à la gestion de votre temps !
Table des matières
À quoi sert l’automatisation des tâches ?
L’automatisation des tâches est un moyen de travailler plus rapidement et de façon plus efficace. Elle vous donne la possibilité :
de contrôler des données à une échelle plus grande.
En automatisant, vous obtenez davantage de de résultats, à moindre coût et en plus grande quantité, ce qui est une force pour les petites entreprises.
Quels sont les avantages à automatiser certaines actions de votre activité ?
Réduction du temps passé sur des tâches répétitives. L’automatisation vous aide à déléguer les actions, comme la gestion de base ou le traitement des commandes. Cela élimine manuellement le travail répétitif et vous permet d’effectuer d’autres tâches plus productives.
Gain de temps. Vous accélérez votre production, ce qui vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d’autres tâches.
Augmentation de la productivité. L’automatisation des tâches vous permet de travailler plus rapidement et efficacement. Bref d’être plus efficient.
Limitation des risques. La plupart des erreurs sont dues à un manque de concentration. Grâce à l’automatisation, travaillez plus sereinement tout en limitant le risque de commettre des erreurs.
Optimisation du contrôle du processus. Vous améliorez la qualité de vos processus en mesurant et en suivant des indicateurs de performance.
Normalisation de la qualité. Les résultats automatisés sont plus faciles à contrôler, ce qui vous permet de mieux gérer l’ensemble du processus.
Progression de l’efficacité de vos ressources. Vous utilisez les ressources de votre entreprise au mieux, ce qui augmente leur efficacité.
Automatiser vos tâches peut prendre un peu de temps au départ. Il faut en effet au préalable, bien cerner vos besoins, vos ressources et vos objectifs. Pour autant, vous avez tout à y gagner. Surtout la possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous n’êtes plus dans l’opérationnel en permanence. Vous pouvez lever la tête et anticiper !
Quand mettre en place une automatisation des tâches ?
Comment distinguer entre toutes les actions et comment savoir celles qui peuvent être automatisées ?
Quand les tâches sont trop répétitives
Ceci est particulièrement utile pour des actions répétitives telles que le remplissage des formulaires, l’émission des factures et des rapports, etc.
En les automatisant, vous gagnez un temps précieux et de la productivité. Par exemple, vous pouvez utiliser un site de facturation en ligne plutôt que d’avoir vos propres programmes de facturation.
Ou sans valeur ajoutée
Travailler sur des tâches répétitives sans aucune valeur ajoutée n’est pas rentable. Il est donc nécessaire de les automatiser.
Si vous devez mettre en page des documents en utilisant des logiciels de conception, utilisez des scripts. En exploitant cette technologie, vous économiserez non seulement du temps, mais aussi de l’argent.
Quelles sont les tâches automatisables ?
Dans tout ce que nous faisons au quotidien, faisons le point.
L’automatisation de l’administratif
Les réponses aux emails
Vous êtes sans doute déjà conscient de la quantité d’emails que vous recevez chaque jour. Vous devez donc prendre des mesures pour agir face à cette situation. Que de temps perdu à lire et répondre aux courriels ! Les logiciels vous permettent de créer des réponses automatiques ou des modèles.
Plus de copier-coller. Il ne reste qu’à piocher dans celui qui convient.
La facturation et les relances
De nombreux logiciels de facturation offrent ces fonctionnalités.
Vos modèles de devis, et de factures fixent le cadre de vos documents réglementaires. Il ne reste qu’à les renseigner le moment venu. Toutes les informations obligatoires figurent sans risque d’oubli ou d’erreur.
Automatisation des tâches commerciales
Les prises de rendez-vous
Les prises de rendez-vous peuvent aujourd’hui être automatisées avec des outils gratuits ou payants. La création d’un agenda pour les tâches à effectuer et l’automatisation des interactions avec les clients sont également possibles. Les logiciels s’adaptent à vos besoins.
Un CRM
La gestion commerciale est très importante pour la survie et le succès de votre entreprise en raison de toutes les données que vous devez gérer. Il est également crucial que toutes les informations soient organisées, car c’est la seule manière d’être certain que la gestion commerciale est fiable.
Vous organisez votre activité commerciale, notamment la gestion :
des rendez-vous ;
de votre prospection ;
des appels entrants.
Grâce à votre CRM, vous avez la possibilité d’éditer des rapports qui fournissent des informations utiles.
Si vous gérez une boutique, par exemple, vous pouvez générer des rapports sur chaque vente, chaque produit, chaque client, chaque fournisseur et chaque employé. Vous pouvez aussi éditer des rapports sur les dépenses exposées, sur votre chiffre d’affaires mensuel, annuel, etc.
Les logiciels de gestion commerciale vous avertissent dans des délais bien précis de la fin de vos commandes, de vos crédits et de votre solde. Ils vous alertent sur un défaut dans la facturation, d’une facture à émettre ou d’une relance.
Automatisation de votre communication
L’envoi de votre newsletter
Grâce aux newsletters vous gardez le contact avec vos clients existants ainsi que vos prospects. Vous les tenez informés des dernières nouvelles et du développement de votre société. Pour ceux qui sont désireux de développer une relation durable avec leurs clients, les newsletters créent un sentiment d’appartenance à votre entreprise.
Néanmoins, les newsletters peuvent être une tâche compliquée, car il implique la création, l’enregistrement d’un grand nombre d’adresses email, sa diffusion. De plus, vous devez gérer des adresses email inactives, des mises à jour de vos listes et répondre aux réclamations. Or faire cela manuellement, c’est s’assurer de s’azimuter !
Vos publications sur les réseaux sociaux
Il existe des applications qui facilitent votre communication sur les réseaux sociaux. Elles peuvent vous aider à automatiser les tâches répétitives, comme la publication de contenu sur Facebook, Twitter, LinkedIn et Google+.
Si vous utilisez ces services régulièrement, elles peuvent également vous aider à mieux planifier votre temps. Pour utiliser ce type de service, vous devez créer un compte sur ces services et vous connecter à l’application. Elle va alors automatiser les publications sur les réseaux sociaux en fonction des paramètres que vous avez définis.
Pour que votre activité sur les réseaux sociaux soit rentable, il est important de publier des informations qui intéressent vos clients et de maintenir votre audience. Les applications d’automatisation de publication de contenu peuvent vous aider à établir vos objectifs et à définir quels contenus doivent être publiés. Les applications peuvent également vous aider à faire des statistiques sur les résultats de vos publications sur les réseaux sociaux.
L’utilité principale de l’automatisation des tâches est de vous faire gagner du temps ! Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le pilotage de votre entreprise et avoir le cerveau libre pour prendre les décisions éclairées qui s’imposent à vous quotidiennement. De nombreux outils, logiciels et applications sont à votre disposition. Essayez-les et adoptez ce qui vous convient le mieux. Et pour vous aider à aller plus loin, mon programme de formation 360 Business Tour a été spécialement créé pour vous accompagner dans votre vie d’entrepreneure. Rejoignez-nous !
Si vous expérimentez l’entrepreneuriat, que ce soit depuis peu ou depuis de longues années, vous savez que les deux clés importantes sont l’organisation et le gain de temps. Tout chef d’entreprise est de fait un couteau suisse. Chacun d’entre nous passe son temps à faire différentes tâches qui ne sont pas notre cœur de métier.
À ce titre le plan de classement est un outil indispensable à la bonne marche de votre organisation. Véritable tableau de bord, il contribue au développement de votre activité et vous permet de retrouver les informations pertinentes. Pourquoi et comment réaliser un plan de classement pour qu’il soit fonctionnel et efficace ?
Table des matières
Qu’est-ce qu’un plan de classement ?
Vous comme moi, recevons des mails, des documents textuels ou sonores, des vidéos et des courriers papier. Difficile de s’y retrouver. D’autant que nous sommes rarement disponibles pour les consulter dès leur réception. Il est donc important de pouvoir les ranger pour les retrouver facilement lorsque le besoin s’en fait ressentir.
Mais ranger est-ce la même chose que classer ?
Et bien, pas tout à fait. Lorsque vous rangez, vous placez le document hors de votre vue pour qu’il n’encombre pas votre espace. Il peut s’agir :
D’une bannette.
D’une pochette cartonnée.
D’un fichier sur votre bureau d’ordinateur.
D’un dossier dans votre boîte mail.
Mais il n’y a aucune réflexion ni organisation. Tout est mélangé pour plus tard.
Or un plan de classement va au-delà. C’est un système de classification qui non seulement structure, mais aussi répertorie, organise, hiérarchise et classe vos documents pour qu’ils soient faciles à retrouver quand le besoin s’en fera sentir. L’objectif est de ne rien perdre qui est important et d’être efficace dans votre activité professionnelle. Votre valeur ajoutée ne se situe pas au niveau du temps passé à rechercher un document dont vous avez besoin. Votre temps est précieux, il mérite donc d’être utilisé à bon escient.
Réaliser un plan de classement fait appel à vos compétences de :
réflexion ;
méthode ;
rigueur.
Ce plan de classement vaut pour votre fonds documentaire, mais aussi pour vos archives. Il est un tout qui reflète la vie de votre entreprise. Les deux sont inséparables.
Par exemple, votre fonds documentaire doit être à portée de main pour être consulté régulièrement. Vos archives quant à elles doivent être préservées et conservées dans des conditions très strictes afin d’éviter les pertes ou toute forme de détérioration.
À concevoir comme un tableau de bord, le plan de classement, est un outil de travail très efficace et personnalisable. Il ne s’élabore pas de la même manière si vous être en micro-entreprise ou en SAS, si vous travaillez seul ou en équipe.
Pourquoi un plan de classement est important ?
Pour retrouver ses documents rapidement
Votre plan de classement sert donc à retrouver les documents papier ou numériques plus facilement. Il vise à uniformiser le rangement pour qu’il soit plus simple et rapide de trouver l’information nécessaire. En réduisant le temps d’accès à l’information stockée et le processus de classification, vous gérez toutes les étapes d’un cycle de vie d’un document.
Pour un travail d’équipe efficace
Selon IDC, les employés passent près de 30 % de leur temps de travail à rechercher une information cruciale, ce qui représente tout de même 2,5 heures par jour, soit près 1 jour par semaine !
Le plan de classement est aussi un outil de collaboration et de suivi indispensable. Organiser et structurer cette information est donc vital pour la pérennité de votre activité professionnelle. Si vous souhaitez travailler en équipe ou déléguer, son élaboration est indispensable.
Pour être en règle avec la législation
Le classement et l’archivage sont également des obligations législatives. Certains documents, comme la comptabilité ou le DUER, doivent être conservés sur une durée minimale, voire à vie. Il est de votre responsabilité en tant que chef d’entreprise de vous assurer de leur bonne conservation et de leur pérennité. Par exemple, depuis la mise en place du RGPD, le 25 mai 2018, vous devez mettre en place toutes les conditions nécessaires pour protéger et stocker les données personnelles de vos clients. En cas de contrôle et de constat de défaillance, vous êtes en porte-à-faux. Prenez donc le temps de cette démarche, vous pourriez vous remercier plus tard !
Comment réaliser un plan de classement efficace ?
Quels sont les différents plans de classement ?
Comme nous l’avons vu, réaliser un plan de classement est redoutablement efficace pour gagner du temps et être en règle avec la législation. Pour cela, certaines pratiques sont à respecter. Il doit être :
Exhaustif. Pour être valable, le plan de classement doit contenir et hiérarchiser toutes les informations importantes pour l’activité de votre entreprise. Il se présente sous forme d’arborescence avec des dossiers et des sous-dossiers.
Logique et adapté à l’entreprise. Chaque personne y ayant accès doit pouvoir le consulter aisément.
Efficace. La perte de temps doit être limitée à son maximum.
Les 3 catégories de classement les plus fréquentes sont :
Le plan alphabétique. Ce classement se fait par le titre des documents. Souvent utilisé dans les fonds documentaires, il oblige à titrer tous les documents (par définition document sans titre et non daté est inutilisable).
Le plan thématique. C’est celui que l’on rencontre le plus souvent. Simple d’utilisation, il s’organise autour de rubriques et de thèmes. La localisation du document est explicite et l’information peut être exploitée rapidement.
Le plan numérique. Intéressant pour la gestion de vos archives, ce système classe les documents grâce à un numéro d’identification, permettant leur traçage surtout quand il s’agit de volumes importants.
Vous pouvez d’ailleurs les combiner pour que ce plan de classement ressemble à la vie de votre entreprise et de votre activité.
Quels sont les critères d’efficacité d’un plan de classement ?
Faire un plan de classement sans objectif n’a aucun intérêt. Il doit être pensé comme une stratégie et avoir des objectifs clairs. Pour qu’il soit efficace, les critères majeurs sont :
L’accessibilité. Toujours dans le même esprit, faciles d’accès, la prise en main de l’information est rapide. C’est tout votre travail et celui de vos équipes qui devient productif.
L’actualisation. Votre fonds documentaire est vivant. Le mettre à jour est fondamental si vous ne voulez pas crouler sous les informations obsolètes. Et dans ce cas on revient au point de départ. Vous en faites plus que ranger en attendant.
La clarification. Le système doit être épuré pour ne conserver que ce qui est intéressant à utiliser immédiatement. Le reste doit soit être supprimé, soit archivé.
La fiabilité. Votre plan de classement doit rester pertinent tout au long du cycle de vie des documents.
L’index. Il peut être une aide précieuse pour naviguer facilement entre les différentes catégories. Surtout si vous travaillez en équipe, mais pas seulement. Semblable à une notice d’utilisation il facilite le repérage des sujets et la navigation à l’intérieur du système de classement.
Le plan de classement est donc un outil important pour la vie de l’entreprise. Il permet de lister l’ensemble des documents dématérialisés ou non dont vous avez besoin pour votre activité, de les hiérarchiser, de les organiser. Certes, sa mise en place prend un peu de temps au début, mais il en fait gagner énormément sur la durée. Vous travaillez avec efficience et sérénité sans perdre de temps à chercher les informations nécessaires. Vous ne savez pas par où commencer, contactez-moi et parlons-en !
Pour des raisons d’évolution professionnelle, pour faire suite à un bilan de compétences, à une reconversion ou pour des raisons personnelles, vous avez décidé de vous lancer dans le grand bain de l’entrepreneuriat et de créer votre micro-entreprise. Bravo et bienvenue !
C’est un grand saut ! La vie d’entrepreneur n’est pas un long fleuve tranquille, mais elle vous apportera à n’en pas douter de grandes émotions, de belles victoires et surtout un sentiment de fierté d’accomplir votre rêve un peu plus chaque jour. Mais pour être serein(e), certaines étapes sont indispensables et ne doivent surtout pas être négligées. Alors, lors de la création d’une micro-entreprise, quelles sont les formalités à suivre ?
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La micro-entreprise : définition et formalités
Le statut de micro-entrepreneur a pris la relève sur celui d’auto-entrepreneur. Mais la micro-entreprise n’est pas une forme d’entreprise. Il s’agit d’un régime fiscal simplifié de l’entreprise individuelle. Vous pouvez donc exercer, en tant qu’indépendant(e), une activité commerciale, libérale ou artisanale. Vous pouvez également cumuler cette activité avec un autre statut (dirigeant assimilé salarié, fonctionnaire, demandeur d’emploi, retraité, étudiant, salarié, agriculteur).
La micro-entreprise est donc un régime simplifié de l’entreprise individuelle (EI ou EIRL) qui profite de procédures fiscales, sociales et de démarches administratives beaucoup plus simples que d’autres formes juridiques de société.
Pour débuter, vous devez vous inscrire auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) lié à votre activité professionnelle. Et pour conserver votre statut de micro-entrepreneur, sachez que vous êtes soumis à des seuils* HT de chiffre d’affaires (CA) annuel selon votre choix :
Activités commerciales d’achat, de vente marchandises et de fabrication d’objets ou de produits : 176 200 €.
Activité de restauration (sur place ou à emporter) : 176 200 €.
Activités de prestations d’hébergement : 176 200 €.
Prestation de service et profession libérale (Bic ou BNC) : 72 600 €.
Le CFE est l’organisme qui réceptionne et valide votre demande de création ou de cessation de micro-entreprise. Il dépend de votre domaine d’activité :
Artisans : CMA — Chambre des Métiers de l’Artisanat.
Commerçants : CCI — Chambre de Commerce et de l’Industrie.
Agents commerciaux : Greffe du Tribunal de Commerce.
Professions libérales : URSSAF.
Certaines activités sont incompatibles avec le statut de micro-entrepreneur. Pour savoir lesquelles, consultez la liste ici.
Continuons avec les avantages. En tant que micro-entrepreneur vous êtes en franchise de base concernant la TVA, ce qui signifie que :
vous ne déclarez pas la TVA ;
vous ne payez pas la TVA ;
vous ne récupérez pas la TVA.
Tant que vous ne dépassez pas certains plafonds* la 1re année :
activités commerciales : 85 800 € CA HT ;
activités artisanales : 34 400 € CA HT ;
prestations de services et activités libérales : 34 400 € CA HT.
Vous bénéficiez encore d’une tolérance deux années consécutives de dépassement après la création de votre micro-entreprise dans les cas suivants :
activités commerciales : 94 300 € CA HT ;
prestations de services et activités libérales : 36 500 € CA HT.
Comme expliqué plus haut, dans la mesure où la micro-entreprise n’est pas un statut juridique, mais un régime fiscal et social simplifié, il est donc logique que les formalités administratives le soient également.
Vous devez fournir :
une copie de la pièce d’identité en cours de validité ;
une déclaration sur l’honneur de non-condamnation ;
D’autres documents peuvent être demandés si vous exercez une profession règlementée ou que vous avez fait une déclaration d’insaisissabilité.
À titre personnel, vous devez :
être majeur ;
ne pas être travailleur non salarié (TNS) ;
avoir une adresse physique en France ;
être titulaire d’une carte de séjour qui vous autorise la création d’une micro-entreprise, si vous êtes ressortissant hors UE.
Comment déclarer votre CA ?
Maintenant que votre entreprise est créée, et que vous avez commencé à travailler, il va falloir déclarer vos revenus. La première chose à savoir est que la déclaration est obligatoire même avec un CA nul. Le choix se porte ensuite sur une périodicité trimestrielle ou mensuelle.
En cas d’oubli ou de retard, vous encourez une amende de 52 €. Sachant que l’administration n’enverra aucune information ni rappel à ce sujet, il est de votre devoir d’être attentif aux dates de déclaration. Donc, mettez-vous des alertes !
Toutes les déclarations de micro-entreprises doivent se faire impérativement en ligne depuis le 1er janvier 2019, sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr. Il suffit de vous créer un compte à l’aide de vos n° SIRET et de Sécurité sociale. Le montant des cotisations est alors automatiquement calculé dès votre chiffre d’affaires déclaré. Il ne vous reste plus qu’à dégainer votre CB.
Enfin, avec la micro-entreprise, vous ne pouvez déduire ni vos charges ni vos frais, lors de la déclaration de votre CA. Pour autant, des frais de débours sont récupérables. De quoi s’agit-il ? Et bien tout simplement des frais de matériel que vous avancez pour le compte de votre client.
Par exemple :
Un carreleur qui avance le carrelage ;
Un réparateur de vélo qui avance les pièces détachées.
Cet avantage non négligeable vous permet de ne pas en tenir compte lors du calcul de vos cotisations sociales.
Quelles sont les charges sociales liées à la micro-entreprise ?
Les cotisations sociales
Là encore, les démarches sont simplifiées. Vos cotisations sont proportionnelles à votre CA déclaré, et donc encaissé, sur une période (mois ou trimestre).
12,8 % pour l’achat-revente de marchandise, de prestations d’hébergement, de fournitures de denrées.
22 % pour les professions libérales.
22 % pour les prestations ou services commerciaux et artisanaux.
Sachez également que, lors de la création de votre société, vous pouvez bénéficier de certaines aides et de certaines exonérations de charges. Vous trouverez ici les informations qui vous concernent selon votre situation.
La couverture sociale
Depuis le 1er janvier 2020 et concernant les remboursements de frais de santé, au même titre que les salariés, tous les micro-entrepreneurs sont rattachés à la CPAM de leur lieu de résidence.
Une simple mise à jour de la carte vitale est nécessaire pour permettre l’actualisation du dossier.
En cas de maladie, après un délai de carence, vous bénéficiez également d’indemnités journalières, sous réserve :
D’être affilié(e) à l’assurance maladie en tant qu’indépendant(e) depuis au moins 1 an.
D’avoir un revenu supérieur ou égal à 4 046,40 €*.
*Chiffre valable en 2021.
Le congé maternité
Grande avancée, la maternité est prise en compte ! Oui, c’est suffisamment important pour être signalé.
Car vous bénéficiez, mesdames :
d’une allocation forfaitaire de repos maternel ;
d’un congé maternité de 112 jours avec indemnités journalières.
Les conditions sont les mêmes que celles citées ci-dessus.
Les cotisations vieillesse
En tant que micro-entrepreneur(e), vous cotiser pour votre retraite, mais la caisse dépend de l’année de création et de la nature de votre activité : la CIPAV, la CARSAT ou CNAV.
Le nombre de trimestres validés dépendra de votre chiffre d’affaires déclaré.
Voici les formalités principales concernant la création de votre micro-entreprise. Ce régime a beaucoup d’atouts et vous permet de créer votre activité simplement tout en vous concentrant sur votre cœur de métier. Il faut être vigilant lors de la constitution de votre dossier puis lors des déclarations de charges. Pour davantage de sérénité, je suis à vos côtés pour toutes les démarches administratives. C’est même mon plaisir ! Vous souhaitez que je vous aide à mieux gérer ce qui vous encombre ? Rien de plus simple. Contactez-moi.
Et si vous voulez profiter d’une occasion exceptionnelle, celle d’être accompagné(e) sur TOUS les aspects de votre vie entrepreneuriale, j’ai créé le 360° Business Tour pour vous faire profiter des meilleurs experts dans leurs domaines.
On ne va pas se mentir, l’administratif, c’est long, fastidieux, pénible, répétitif, pas valorisant pour un sou.
Pourtant la gestion administrative d’une entreprise est le pivot essentiel d’une société. Sans elle, point de salut. Si vous la laissez à l’abandon parce que c’est une perte de temps, c’est aussi perdre du chiffre d’affaires, des prospects et des clients, voire des membres de votre équipe.
Horreur ! Malheur ! Pourtant des solutions existent. Vous pouvez changer de vision et donc l’envisager sous un nouveau jour. En considérant l’administratif comme un outil de pilotage efficace, vous poursuivez le développement de votre activité sereinement. Surtout qu’avec quelques astuces, ce n’est pas si contraignant.
Alors, pour vous, gérer l’administratif d’entreprise : enfer ou paradis ?
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S’organiser : point de départ pour gérer l’administratif de son entreprise
C’est une discipline qui vaut pour tous les aspects que ce soit dans votre vie privée et surtout dans votre vie professionnelle. Pour être chef d’entreprise ou freelance, vous devez être polyvalent, mais si vous n’êtes pas organisé, vous serez toujours dépendant du contexte, dans la réaction, plutôt que de l’action, voire l’anticipation.
Bref, vous n’êtes jamais libre ni stratégique.
Mais que doit-on organiser concrètement quand on parle de gérer l’administratif de son entreprise ? Ce sont toutes les tâches et formalités obligatoires pour être en conformité avec la législation et avec vos objectifs.
Cela comprend :
La comptabilité et la gestion de la trésorerie : éditer et envoyer les devis et les factures, relancer les clients, encaisser les règlements, payer les charges et les cotisations sociales, etc. Voici quelques conseil au sujet de la gestion de trésorerie d’entreprise.
Les ressources humaines : administrer les fiches de paie, planifier les absences et les congés, embaucher et licencier, gérer les litiges avec et entre les salariés, s’occuper des formations pour ses équipes, etc.
Le poste achat-fournisseur : tenir au mieux ce poste de dépenses et de l’optimisation des stocks qui représente un poids important dans votre trésorerie.
Ainsi vous contenez les aléas, car d’une part, vous ne perdez pas d’argent inutilement. En effet, quoi de plus idiot que de perdre des richesses durement acquises par le fruit de votre travail, de vos produits ou de vos services, simplement en ne vous occupant pas des factures et des encaissements ? Limiter le risque d’impayé c’est éviter les pertes financières !
D’autre part, vous gagnez en productivité et en performance. Une bonne organisation opérationnelle rime avec efficacité. En conservant, par exemple, les documents administratifs indispensables dans les meilleures conditions, vous assumez vos responsabilités vis-à-vis de vos partenaires, de vos équipes et de l’administration.
En gagnant du temps, vous gagnez également en sérénité. Vous le savez au fond de vous. Laisser l’administratif s’accumuler, c’est vous encombrer l’esprit. Or un esprit libéré avance tranquillement vers ses objectifs. Rien de plus désagréable que de recevoir des relances de facture, ou d’avoir à traiter une montagne de mails ou de courriers qui vous regarde du coin de l’œil dans la bannette…
Planifier pour maîtriser vos échéances
Je suis certaine que vous utilisez un agenda pour planifier vos rendez-vous client. Mais le faites-vous également pour vos échéances fiscales et financières ? C’est sûr, c’est moins sexy, mais malgré tout indispensable. Encore une fois, l’enjeu majeur est de conserver votre tranquillité d’esprit pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Là est votre valeur ajoutée.
Pour illustrer mon propos. Si vous tenez un plan de trésorerie, ce que je vous conseille fortement, vous connaissez à l’avance les encaissements prévus, les décaissements, vous suivez les flux financiers de votre entreprise. Les surprises sont donc quasi nulles. Bien sûr, il faut faire preuve d’adaptabilité et de flexibilité, mais jamais à votre détriment. Je déteste les trous dans la raquette, et vous ?
Mais cela vaut aussi pour les absences, les congés, les jours de formations, les réunions… Tous ces moments doivent être anticipés. La gestion des plannings est vitale. Votre temps est précieux. Il faut donc faire bien, rapidement tout en réduisant les coûts. Et c’est tout à fait possible. Mais attention, ne confondez pas vitesse et précipitation !
Dématérialiser pour gagner de l’argent
Nous sommes de plus en plus incités à dématérialiser les documents, même le gouvernement s’y met. Le scanner devient votre nouveau meilleur ami !
Quels sont avantages ?
Un gain de place évident. Plus de besoin de nombreuses et grosses armoires remplies de classeurs et autres dossiers qui prennent la poussière.
Un gain d’argent non négligeable. Vous diminuez le temps de traitement des documents, les coûts de fournitures comme l’encre, le papier, les classeurs, etc.
Grâce au cloud, vous avez accès aux informations immédiatement, quel que soit votre appareil (téléphone, tablette, ordinateur) et vous bénéficiez de tableaux de bord réguliers.
Vous êtes conformes à la légalité. Les documents numérisés ont la même valeur juridique que les documents papier, à condition, qu’ils puissent être authentifiés. Aujourd’hui des solutions d’archivage externalisées existent, sauvegardent et sécurisent vos documents dans des conditions optimales.
La productivité est augmentée. En passant moins de temps sur ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée, vous et vos équipes restez concentrés.
En dématérialisant, vous optimisez votre gestion du temps, vous pouvez vous consacrer à ce qui est important ; C’est l’un des aspects pour gérer l’administratif de son entreprise.
Contrôler les finances, c’est s’assurer une bonne santé
Gérer les tâches administratives passe obligatoirement par une gestion intelligente de vos flux financiers. Le plan de trésorerie est votre 2d meilleur ami !
Cet outil précieux vous permet de suivre et d’anticiper les entrées et les sorties financières liées à l’activité de votre entreprise. Il vous aide à :
Faire face en cas de difficultés financières.
Éviter les retards, voire les défauts de paiement.
Prévoir les investissements dont l’entreprise a besoin pour se développer.
Négocier des prêts bancaires et des moyens de financement adaptés à votre situation.
Il vit au rythme de votre activité. Il doit donc être consulté et alimenté régulièrement. Il ne sert à rien d’avoir de beaux tableaux et de jolis graphiques pleins de couleurs, s’ils végètent dans un de vos dossiers.
Le plan de trésorerie prévisionnel est un véritable outil de pilotage qui offre une visibilité détaillée de la vie de votre entreprise sur plusieurs mois. L’utiliser régulièrement, c’est vous assurer une bonne gestion et une bonne santé financière.
Déléguer pour mieux piloter et gérer l’administratif de son entreprise
Malgré ces différents conseils pour optimiser la gestion de l’administratif, il s’agit d’une tâche qui prend du temps. Et là, la délégation, en tant que travail d’équipe, prend tout son sens. Voici 4 astuces qui vous aideront à déléguer efficacement.
Pour que votre activité se développe, une bonne organisation et un suivi des flux financiers sont indispensables, mais votre temps n’est pas extensible. Alors pour en gagner, vous pouvez externaliser certaines opérations. Auprès d’un cabinet d’expertise-comptable qui se chargera de la partie juridique et fiscale, mais vous pouvez également faire appel à une assistante administrative indépendante pour l’envoi de devis et de facture, le suivi des dossiers, des encaissements et des relances, la préparation de vos événements, la gestion de votre agenda, l’archivage de vos documents, etc.
Piloter votre entreprise et suivre les objectifs stratégiques que vous vous êtes fixés.
Avancer sereinement grâce à une organisation, une planification et un suivi qui laissent peu de place à l’imprévu.
Bénéficier d’un accompagnement personnalisé.
Alléger vos charges en réduisant des coûts de fonctionnement.
Passer du temps auprès des gens qui vous sont chers.
Votre vie ne se résume ni ne se réduit à votre activité professionnelle ou à votre société. Il est temps de prendre le temps !
La gestion de l’administratif de son entreprise, bien qu’a priori perçu comme un enfer, est absolument indispensable. Que vous soyez dirigeant d’une PME-PMI, d’une micro-entreprise ou que vous soyez freelance, le suivi administratif et financier est au cœur du fonctionnement de votre activité. Mais elle peut devenir un paradis en faisant appel à un service d’assistanat indépendant qui se fera un plaisir de vous soulager des ces tâches et d’en assurer la gestion et le suivi. Pour cela rien de plus simple. Rendez-vous ici et parlons-en !
Quand on est entrepreneur, que l’on soit en société ou en microentreprise, la gestion de sa trésorerie est une obligation. Une entreprise n’a aucune existence, si elle n’a pas de clients qui paient. Il ne vous viendrait pas à l’idée d’acheter une voiture et de devoir la pousser à chaque déplacement ? Non, évidemment. Et bien pour votre entreprise c’est la même chose ! Mais trop souvent, la gestion de la trésorerie est un point qui est négligé, effectué de façon très archaïque ou superficielle. Pourtant gérer sa trésorerie est crucial, voire vital. Il en va de la pérennité de votre entreprise. Voici 4 conseils précieux pour vous aider à savoir comment gérer votre trésorerie d’entreprise.
Table des matières
Gérer sa trésorerie d’entreprise, c’est avoir une vision et savoir anticiper
En matière de trésorerie d’entreprise, l’anticipation est la mère de toutes les vertus. On ne dirige pas une entreprise au doigt mouillé, il est donc primordial d’être tourné vers l’avenir, de surveiller que les comptes soient à l’équilibre et de prévoir au plus tôt les flux financiers, c’est-à-dire les encaissements et les décaissements. Et pour cela il existe un outil très puissant. J’ai nommé : le plan de trésorerie !
En formalisant un plan de trésorerie prévisionnel sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, vous pourrez identifier et anticiper les difficultés financières, prévenir les décalages et les points de tensions, voire les cessations de paiements. Sachant que ce dernier point est à éviter absolument, s’abstenir de la politique de l’autruche vous donnera l’occasion d’assumer vos responsabilités d’entrepreneur et de mettre en place des solutions adaptées. Mieux vaut prévenir que guérir ! Cela vaut pour votre entreprise, votre moral (votre sommeil) et celui de vos équipes.
Il se bâtit en deux temps :
À court terme, vous visualisez les échéances de paiement et vous respectez vos engagements financiers.
À moyen et long terme, vous anticipez les coûts de financement pour les minimiser sur la durée et surtout, vous pouvez ajuster vos niveaux d’investissement.
Le plan de trésorerie est un outil vivant. Il évolue et s’actualise constamment. Le tableau ou le graphique utilisé, affiche donc immédiatement toutes les données et informations dont vous avez besoin. Grâce à lui, vous pilotez et développez votre activité en un clin d’œil.
C’est aussi faire un suivi régulier des flux financiers
Bon maintenant que vous vous êtes doté d’un outil de gestion exceptionnel, vous avez les moyens de piloter et de développer votre activité en un clin d’œil. Mais encore faut-il le regarder régulièrement !
Et oui ça paraît évident, mais si vous ne le consultez pas, il est peut-être très beau avec toutes ces couleurs, mais il ne sert à rien !
Comme je le disais, votre plan de trésorerie est évolutif. Il suit vos flux. Une augmentation de charges imprévues, un investissement anticipé dans du matériel ou un défaut de paiement client et c’est toute votre planification qui est à revoir. Ayez toujours à l’esprit de garder le contrôle et la maîtrise. Votre rôle est de développer votre activité tout en limitant les risques, y compris financiers. Le cas échéant, vous pouvez déléguer cette tâche si elle est trop chronophage.
Les retards de paiement client, voire les impayés, maux français par excellence, sont une menace réelle pour l’équilibre financier de votre société. Une vente reste une créance tant qu’elle est impayée. Donc très basiquement, si vous voulez être réglé rapidement, il faut que vous facturiez également rapidement. En repoussant l’émission d’une facture, vous repoussez d’autant son encaissement. C’est de la trésorerie qui est engagée. Afin de palier toute problématique, y compris commerciale, je vous invite donc à prévoir une procédure de relances qui soit énoncée clairement dans vos conditions générales de vente. Depuis la loi NME, les dirigeants sont protégés par des délais maximum de paiement. Il ne faut donc pas hésiter à faire valoir vos droits et facturer des pénalités de retard si nécessaire. La voie amiable est toujours la meilleure, même s’il faut parfois hausser un peu le ton. En revanche, si la démarche s’avère infructueuse, il y a d’autres recours possibles comme faire appel à un service de recouvrement.
Aguerries à l’exercice, ces entreprises sont souvent très efficaces pour récupérer les créances clients. Étant sans relation d’affect avec le débiteur, elles sont à même d’avoir les bons mots et les arguments qui font mouche pour que le contrat soit respecté.
Si cela ne fonctionne toujours pas, vous pouvez faire appel en dernier recours, à un avocat ou un huissier de justice, qui auront des pouvoirs plus étendus.
Par conséquent pour éviter les mauvaises surprises et les mauvais payeurs, accordez-vous un moment chaque semaine pour vérifier la bonne santé financière de votre entreprise, et notez-le dans votre agenda. En actualisant vos informations régulièrement, cela va devenir un automatisme et prendre surtout très peu de temps. Et comme le temps, c’est de l’argent… Vous avez compris l’idée.
Sans oublier de négocier et optimiser les délais de paiement
Une autre chose qui va sans dire, mais qui va mieux en le disant : on ne paie pas par anticipation !
Le poste « fournisseur » est un enjeu hautement stratégique. Les délais que vous avez négociés sont faits pour être tenus, même si votre excédent de trésorerie vous permet de vous acquitter de votre facture rapidement. Il en va de la nature de la relation que vous instaurez avec vos fournisseurs et des négociations futures que vous aurez avec eux. Dans votre écosystème, il vaut mieux considérer, vos clients et vos fournisseurs comme des partenaires, mais n’oubliez jamais que des rapports de force s’installent malgré tout et que faire du commerce, que ce soit la vente d’une prestation, d’un service ou d’un produit, c’est, certes, faire de la transaction, mais avant tout de la tractation.
Cela a deux avantages :
D’une part, vous instaurez une relation durable et de confiance. Ce qui est toujours confortable pour négocier des conditions avantageuses.
D’autre part, en négociant des délais allongés, vous compensez votre stock immobilisé ou les retards de paiement de vos clients qui engendrent des décalages de trésorerie. C’est votre BFR (Besoin en fonds de roulement) qui vous dit merci !
Gérer sa trésorerie d’entreprise, c’est aussi de diminuer les dépenses non essentielles
Si vous êtes toujours là, c’est que vous avez compris l’intérêt et l’avantage d’un plan de trésorerie actualisé régulièrement. Après les clients et les fournisseurs, pour gérer sa trésorerie d’entreprise, il faut également partir à la chasse aux dépenses inutiles.
Réduire les coûts permet de mieux vous positionner face à la concurrence, mais aussi de préparer votre croissance.
Pour cela vous devez impérativement connaître :
a. Les dépenses indispensables
Que vous gériez une TPE, une PME ou une microentreprise, ce sont les frais généraux fixes et inhérents au bon fonctionnement de l’activité comme le loyer, le téléphone, Internet, l’électricité, l’eau. Il y a encore les salaires et les charges sociales afférentes, les assurances, les adhésions obligatoires à des organisations professionnelles, etc.
Idem pour le transport ou la sous-traitance, si vous en faites. Ils sont incompressibles, avec une légère tendance à l’augmentation avec le temps !
b. Les dépenses utiles
Elles sont à considérer comme des investissements. Leurs retombées peuvent être parfois difficiles à mesurer, mais sont importantes et donc utiles. Lorsque vous vous formez, que vous faites des campagnes de publicité ou de communication, vous n’avez pas de retour sur investissement immédiatement, mais il faut envisager ces actions sur le moyen et long terme.
Vous mettez en avant vos valeurs, votre savoir-faire, vos compétences. Vous parlez de vous et de ce que vous pouvez apporter à vos clients.
c. Les dépenses inutiles
Certains frais ne sont pas nécessaires ou plus d’actualité. Vous pouvez les résilier sans compromettre votre activité. Et vos comptes bancaires s’en trouveront allégés.
La Lutte contre le gaspillage est très efficace, surtout si vos équipes y sont sensibilisées. Vous seriez surpris des économies réalisées. Cela peut représenter des centaines, voire des milliers d’euros !
Le recyclage et la récupération sont de bons moyens de se fournir à bas coûts. Par exemple, vous pouvez acheter installer un photocopieur de la génération précédente. Non seulement il sera meilleur marché, mais en plus, vous n’aurez pas à vous acquitter d’un abonnement mensuel pendant plusieurs années, qui au final, représente une somme non négligeable.
Un dernier point à ne pas oublier : la négociation, toujours la négociation !
Faites un point annuel, comparez et rediscutez vos mensualités d’assurance, vos délais de règlement, etc. La concurrence est un argument féroce à votre avantage. Un fournisseur préfèrera toujours vous octroyer une baisse de prix pour conserver un client avec qui il entretient de bons rapports. C’est une relation gagnant-gagnant et un levier d’économie puissant auquel on ne pense pas toujours.
Gérer et améliorer sa trésorerie est une nécessité pour tout chef d’entreprise. Il en va de la survie et du développement de l’activité. Cela ne s’improvise pas et ne se fait pas au jour le jour. Anticiper les difficultés de trésorerie, gérer les flux financiers, effectuer le suivi des encaissements et de chaque décaissement sont une priorité pour la solvabilité de votre société. Pour autant, ce n’est pas aussi contraignant que ça en a l’air. Il suffit d’un peu de méthode et d’organisation et vous verrez que vos efforts porteront leurs fruits. Grâce à un tableau de bord efficace, vous aurez une vision juste de votre situation financière, de l’état de la facturation et de vos charges fixes, de vos recettes et dépenses. J’espère que ces 4 conseils vous auront été utiles, si vous en voulez davantage, contactez-moi.
