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Le temps est chose étrange. On le connaît depuis longtemps et pourtant il conserve tous ses secrets. Déjà Sénèque écrivait ceci à Lucius : « Ton temps jusqu’à présent, on te le prenait, on te le dérobait, il t’échappait. Récupère-le et prends-en soin ».

Les journées ne font que 24 heures. Et parce qu’il n’y a rien de plus précieux que le temps, il est de notre devoir de le choyer et cela vaut pour toute les tranches de sa vie. Mais intéressons-nous à la partie professionnelle. Nous passons la majeure partie de notre temps au travail. Il est tout à fait possible d’avoir de bons résultats en optimisant son temps et donc de gagner en productivité et surtout en sérénité.

Autant apprendre à le gérer pour être plus efficace, ne plus se disperser et avoir la satisfaction du travail bien fait à la fin de la journée. Car un autre temps commence… Voici quelques principes pour apprendre à gérer son temps efficacement.

 

 

Gérer son temps c’est savoir s’organiser

On voit fleurir depuis des années, des personnes dont l’emploi du temps déborde. Aucune case n’est libre. Elles passent leur temps à courir. Elles faisaient des envieux, passaient pour des gens dont le temps était non seulement compté, mais aussi précieux. Résultat, un bon nombre d’entre elles ont dû finir aux urgences avec un diagnostic de burn-out à la clé… Avec des mois d’arrêt !

Comme la fable du lièvre et de la tortue. Rien ne sert de courir, il suffit d’arriver à point. Ce n’est pas parce que votre emploi du temps est surchargé que vous êtes plus productif (ve). Bien au contraire. Analyser de près sa gestion du temps, réserve souvent des surprises et souvent là où on ne les attend pas. La délégation est un atout majeur dans l’organisation de son temps et permet de reprendre le contrôle.

Et pour cela, l’organisation est la clé. D’abord celle de votre environnement de travail. Si vous passez une demi-heure chaque matin à ranger votre bureau avant de pouvoir commencer à travailler, vous perdez du temps. En revanche, si une fois votre journée de travail achevée, vous prenez quelques instants pour mettre vos dossiers à jour, pour classer vos mails et pour mettre de l’ordre sur votre bureau, vous gagnez un temps précieux pour le lendemain matin. L’ergonomie est souvent négligée, à tort, et c’est bien dommage. Un environnement dégagé et logique aide à avoir les idées claires et nettes.

 

Définir ses objectifs et ses priorités

Une fois que vous avez pris l’habitude de ranger votre espace de travail, vous pouvez vous attaquer à la définition des objectifs, des priorités et la planification des tâches.

Il ne vous viendrait pas à l’idée de prendre votre voiture et de partir vers l’inconnu sans carte, sans essence et sans quelques provisions. Et pour bien pour la gestion de votre temps et de votre entreprise, c’est la même chose. Définir les objectifs, hiérarchiser les tâches par ordre de priorité est indispensable.

L’objectif (c’est le cas de le dire) est que vous ayez une idée claire de là où vous voulez aller, comment vous voulez y parvenir et le temps que vous souhaitez y consacrer. Bien sûr, il vous faudra vous adapter et modifier certaines choses, mais l’idée est de se fixer un cap. L’avantage, c’est qu’en faisant cela, vous pouvez mesurer et corriger votre trajectoire en permanence. Vous limitez ainsi le stress.

Par exemple, on ne pilote pas une entreprise au doigt mouillé ni au petit bonheur la chance. Un plan de trésorerie est, dans ce cas, une aide précieuse pour avancer, évaluer et rectifier les actions mises en place. Établir un plan d’action favorise l’anticipation et l’action, ce qui est toujours plus intéressant que la réaction. Cela prend un peu de temps à mettre en place, mais un gain énorme une fois créé et actualisé régulièrement.

Cette ligne directrice évite les distractions et peut se résumer ainsi :

  • Identification des tâches.
  • Analyse de leur degré d’importance ou d’urgence.
  • Action juste.
  • Consultation régulière.

Savez-vous que 80 % des tâches que nous effectuons sont chronophages et non essentielles et que seuls 20 % d’entre elles doivent mériter notre concentration ? Pour être efficace, il est essentiel d’arriver à distinguer ce qui est important de ce qui est urgent, ce que l’on confond souvent. Mais nous verrons cela un peu plus loin.

 

Gérer son temps est une question de méthode

Matrice Eisenhower

Cette méthode est un incontournable pour une gestion du temps efficace. Ce découpage en 4 quadrants permet de prioriser avec une efficacité redoutable les tâches à accomplir. Elle aide à distinguer l’important de l’urgent :

  • Cadran 1 – ce qui est important et urgent.
  • Cadran 2 – ce qui est important, mais non urgent.
  • Cadran 3 – ce qui n’est pas important, mais urgent.
  • Cadran 4 – ce qui n’est ni important ni urgent.

En un coup d’œil vous constatez et agissez en fonction, sachant que ce qui est important et urgent, est votre priorité absolue. Vous ne perdez ainsi plus de temps à exécuter des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, voire vous pouvez les abandonnez purement et simplement.

 

SMART

Derrière cet acronyme se présente une méthode qui permet de cibler les objectifs et de les mettre en perspective dans une stratégie de projet. En mesurant les étapes au fur et à mesure, il est donc plus facile d’atteindre les objectifs fixés, que ce soit pour vous ou vos collaborateurs. En économisant du temps, vous économisez aussi de l’argent et vous vous donnez toutes les chances de réussir.

Un objectif est SMART quand il est :

  • Spécifique, c’est-à-dire clairement défini. Il est difficile d’avancer quand on ne sait pas où l’on doit aller. Cela permet aussi de mettre en face les moyens et les ressources nécessaires pour l’atteindre.
  • Mesurable : la progression de l’objectif doit donc pouvoir être suivie et quantifiable. Sans cela, il est impossible de savoir si on l’aura atteint.
  • Atteignable : ai-je la capacité et les ressources nécessaires pour l’atteindre ? C’est LA question à se poser. Sinon, il faut revoir l’objectif à la baisse.
  • Réaliste : cet objectif est-il pertinent à entreprendre ? Est-ce rentable ? Est-ce le bon moment ? Ces questions vont vous aider à y voir plus clair.
  • Temporel, car il doit être limité dans le temps. Sinon, ce n’est plus un objectif, mais une idée.

 

GTD

Inventée par David Allen en 2001, la méthodologie GTD pour Getting Things Done, et qui peut se traduire par « l’art de faire en sorte que les choses soient faites » a montré son efficacité. Elle s’applique en 5 phases :

  • Collecter : vous listez la totalité des tâches que vous devez accomplir, y compris celles qui paraissent sans importance, sans les hiérarchiser. Le but est de vous libérer l’esprit en énumérant sur un seul support (papier ou électronique).
  • Traiter : vous allez les clarifier. Avez-vous ou non besoin d’agir ? Si c’est non, rayez-là, si c’est oui, soit elle vous prend moins de 2 minutes et vous la faites immédiatement, soit elle vous prend plus de temps et vous l’organisez.
  • Organiser : vous planifiez les tâches à faire selon leurs priorités et leur possibilité. Vous pouvez aussi décider reporter, si vous n’avez pas toutes les informations ou les ressources pour la traiter ; ou de déléguer la mission pour gagner du temps.
  • Réviser : vous suivez l’avancement de vos tâches et pilotez votre activité. Vous devez donc actualiser en permanence votre plan d’action. Pour cela il suffit de supprimer ce qui a été accompli et d’intégrer les nouvelles actions à mener.
  • Agir : car c’est la clé de la méthode. Elle doit vous aider à gagner en productivité et en efficacité, et cela ne peut passer que par l’action. Sinon, tout le reste est voué à l’échec et reste de la pure théorie.

 

Cette méthodologie peut être un peu longue à mettre en place, mais elle a un avantage incontournable. Elle ne bouleverse pas nos habitudes, mais il est important de s’y tenir sur la durée.

 

Gérer son temps grâce aux outils

Peu importe la méthode que vous aurez choisie, vous démultipliez ses effets en l’intégrant à un outil de gestion du temps, dont voici deux exemples.

 

L’Agenda papier ou électronique

Le premier outil dont l’utilisation ne se dément pas : l’agenda. Aujourd’hui, vous avez le choix d’utiliser le format papier ou électronique. Mais n’en choisissez qu’un. Chacun a ses avantages, il suffit d’adopter celui qui vous convient le mieux. L’erreur est de les multiplier, ce qui revient à se disperser. La clé : centraliser l’information !

En revanche, vous pouvez y consigner toutes les tâches, les rendez-vous, les projets en un seul endroit et vous pouvez découper chacun d’entre eux par blocs de temps. En écrivant le plus d’information possible, vous aurez une vision plus juste de ce que vous devez faire.

Vous n’avez qu’une vie. Alors, intégrez votre vie personnelle à votre vie professionnelle pour en plus vous faire déborder. Ne vous contentez pas d’y inscrire votre rendez-vous chez le dentiste ou votre rendez-vous téléphonique. Consignez également la durée envisagée, ainsi, vous commencez à maîtriser votre temps.

 

Trello et Notion

Ces deux applications ont fait une entrée fracassante dans le monde de la gestion du temps. Et il y a de quoi. Une fois qu’on a compris le principe, elles sont extrêmement utiles y compris pour du travail collaboratif.

Grâce à elles :

  • Vous gagnez du temps.
  • Vous communiquez efficacement.
  • Vous améliorez votre productivité.
  • Vous augmentez la visibilité de vos projets.
  • Vous gérez vos tâches intelligemment.

De nombreuses possibilités vous sont offertes et s’adaptent à vos besoins. C’est le truc génial avec Notion ou Trello, c’est qu’elles vous ressemblent. Bref, vous n’êtes plus seulement efficace, vous êtes devenu efficient(e).

 

Vous l’avez compris, la notion de temps, bien que subjective est mesurable. C’est là tout son paradoxe. Plutôt que d’en manquer, de courir après, de vouloir en gagner tout en évitant d’en perdre, gérer son temps est la meilleure façon de ne pas se disperser, de gagner en tranquillité et surtout d’avoir le loisir d’utiliser son temps comme on l’entend. Si vous aussi faites partie du team « Au secours, je n’arrive plus à gérer mon temps ! ». Pas de panique. La masterclass est faite pour vous. Au fil des ateliers, j’y aborde tous les points qui aident à vivre sa vie d’entrepreneur(e) sereinement, sans prise de tête, avec des astuces et des conseils concrets. Pour en savoir plus, inscrivez-vous dès maintenant ça démarre le 15 novembre !