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On ne va pas se mentir, l’administratif, c’est long, fastidieux, pénible, répétitif, pas valorisant pour un sou.

Pourtant la gestion administrative d’une entreprise est le pivot essentiel d’une société. Sans elle, point de salut. Si vous la laissez à l’abandon parce que c’est une perte de temps, c’est aussi perdre du chiffre d’affaires, des prospects et des clients, voire des membres de votre équipe.

Horreur ! Malheur ! Pourtant des solutions existent. Vous pouvez changer de vision et donc l’envisager sous un nouveau jour. En considérant l’administratif comme un outil de pilotage efficace, vous poursuivez le développement de votre activité sereinement. Surtout qu’avec quelques astuces, ce n’est pas si contraignant.

Alors, pour vous, gérer l’administratif d’entreprise : enfer ou paradis ?

 

S’organiser : point de départ pour gérer l’administratif de son entreprise

 

C’est une discipline qui vaut pour tous les aspects que ce soit dans votre vie privée et surtout dans votre vie professionnelle. Pour être chef d’entreprise ou freelance, vous devez être polyvalent, mais si vous n’êtes pas organisé, vous serez toujours dépendant du contexte, dans la réaction, plutôt que de l’action, voire l’anticipation.

Bref, vous n’êtes jamais libre ni stratégique.

Mais que doit-on organiser concrètement quand on parle de gérer l’administratif de son entreprise ? Ce sont toutes les tâches et formalités obligatoires pour être en conformité avec la législation et avec vos objectifs.

Cela comprend :

  • La comptabilité et la gestion de la trésorerie : éditer et envoyer les devis et les factures, relancer les clients, encaisser les règlements, payer les charges et les cotisations sociales, etc. Voici quelques conseil au sujet de la gestion de trésorerie d’entreprise.
  • Les ressources humaines : administrer les fiches de paie, planifier les absences et les congés, embaucher et licencier, gérer les litiges avec et entre les salariés, s’occuper des formations pour ses équipes, etc.
  • Le poste achat-fournisseur : tenir au mieux ce poste de dépenses et de l’optimisation des stocks qui représente un poids important dans votre trésorerie.

 

Ainsi vous contenez les aléas, car d’une part, vous ne perdez pas d’argent inutilement. En effet, quoi de plus idiot que de perdre des richesses durement acquises par le fruit de votre travail, de vos produits ou de vos services, simplement en ne vous occupant pas des factures et des encaissements ? Limiter le risque d’impayé c’est éviter les pertes financières !

D’autre part, vous gagnez en productivité et en performance. Une bonne organisation opérationnelle rime avec efficacité. En conservant, par exemple, les documents administratifs indispensables dans les meilleures conditions, vous assumez vos responsabilités vis-à-vis de vos partenaires, de vos équipes et de l’administration.

En gagnant du temps, vous gagnez également en sérénité. Vous le savez au fond de vous. Laisser l’administratif s’accumuler, c’est vous encombrer l’esprit. Or un esprit libéré avance tranquillement vers ses objectifs. Rien de plus désagréable que de recevoir des relances de facture, ou d’avoir à traiter une montagne de mails ou de courriers qui vous regarde du coin de l’œil dans la bannette…

 

Planifier pour maîtriser vos échéances

 

Je suis certaine que vous utilisez un agenda pour planifier vos rendez-vous client. Mais le faites-vous également pour vos échéances fiscales et financières ? C’est sûr, c’est moins sexy, mais malgré tout indispensable. Encore une fois, l’enjeu majeur est de conserver votre tranquillité d’esprit pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Là est votre valeur ajoutée.

Pour illustrer mon propos. Si vous tenez un plan de trésorerie, ce que je vous conseille fortement, vous connaissez à l’avance les encaissements prévus, les décaissements, vous suivez les flux financiers de votre entreprise. Les surprises sont donc quasi nulles. Bien sûr, il faut faire preuve d’adaptabilité et de flexibilité, mais jamais à votre détriment. Je déteste les trous dans la raquette, et vous ?

Mais cela vaut aussi pour les absences, les congés, les jours de formations, les réunions… Tous ces moments doivent être anticipés. La gestion des plannings est vitale. Votre temps est précieux. Il faut donc faire bien, rapidement tout en réduisant les coûts. Et c’est tout à fait possible. Mais attention, ne confondez pas vitesse et précipitation !

 

Dématérialiser pour gagner de l’argent

 

Nous sommes de plus en plus incités à dématérialiser les documents, même le gouvernement s’y met. Le scanner devient votre nouveau meilleur ami !

Quels sont avantages ?

  • Un gain de place évident. Plus de besoin de nombreuses et grosses armoires remplies de classeurs et autres dossiers qui prennent la poussière.
  • Un gain d’argent non négligeable. Vous diminuez le temps de traitement des documents, les coûts de fournitures comme l’encre, le papier, les classeurs, etc.
  • Grâce au cloud, vous avez accès aux informations immédiatement, quel que soit votre appareil (téléphone, tablette, ordinateur) et vous bénéficiez de tableaux de bord réguliers.
  • Vous êtes conformes à la légalité. Les documents numérisés ont la même valeur juridique que les documents papier, à condition, qu’ils puissent être authentifiés. Aujourd’hui des solutions d’archivage externalisées existent, sauvegardent et sécurisent vos documents dans des conditions optimales.
  • La productivité est augmentée. En passant moins de temps sur ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée, vous et vos équipes restez concentrés.

En dématérialisant, vous optimisez votre gestion du temps, vous pouvez vous consacrer à ce qui est important ; C’est l’un des aspects pour gérer l’administratif de son entreprise.

 

Contrôler les finances, c’est s’assurer une bonne santé

 

Gérer les tâches administratives passe obligatoirement par une gestion intelligente de vos flux financiers. Le plan de trésorerie est votre 2d meilleur ami !

Cet outil précieux vous permet de suivre et d’anticiper les entrées et les sorties financières liées à l’activité de votre entreprise. Il vous aide à :

  • Faire face en cas de difficultés financières.
  • Éviter les retards, voire les défauts de paiement.
  • Prévoir les investissements dont l’entreprise a besoin pour se développer.
  • Négocier des prêts bancaires et des moyens de financement adaptés à votre situation.

 

Il vit au rythme de votre activité. Il doit donc être consulté et alimenté régulièrement. Il ne sert à rien d’avoir de beaux tableaux et de jolis graphiques pleins de couleurs, s’ils végètent dans un de vos dossiers.

Le plan de trésorerie prévisionnel est un véritable outil de pilotage qui offre une visibilité détaillée de la vie de votre entreprise sur plusieurs mois. L’utiliser régulièrement, c’est vous assurer une bonne gestion et une bonne santé financière.

 

Déléguer pour mieux piloter et gérer l’administratif de son entreprise

 

Malgré ces différents conseils pour optimiser la gestion de l’administratif, il s’agit d’une tâche qui prend du temps. Et là, la délégation, en tant que travail d’équipe, prend tout son sens. Voici 4 astuces qui vous aideront à déléguer efficacement.

Pour que votre activité se développe, une bonne organisation et un suivi des flux financiers sont indispensables, mais votre temps n’est pas extensible. Alors pour en gagner, vous pouvez externaliser certaines opérations. Auprès d’un cabinet d’expertise-comptable qui se chargera de la partie juridique et fiscale, mais vous pouvez également faire appel à une assistante administrative indépendante pour l’envoi de devis et de facture, le suivi des dossiers, des encaissements et des relances, la préparation de vos événements, la gestion de votre agenda, l’archivage de vos documents, etc.

Ce ne sont que des exemples. Les services sont nombreux et les missions personnalisables. Vous souhaitez les découvrir ? Lisez cet article qui fourmille de conseils.

Grâce à la délégation, vous allez :

  • Piloter votre entreprise et suivre les objectifs stratégiques que vous vous êtes fixés.
  • Avancer sereinement grâce à une organisation, une planification et un suivi qui laissent peu de place à l’imprévu.
  • Bénéficier d’un accompagnement personnalisé.
  • Alléger vos charges en réduisant des coûts de fonctionnement.
  • Passer du temps auprès des gens qui vous sont chers.

Votre vie ne se résume ni ne se réduit à votre activité professionnelle ou à votre société. Il est temps de prendre le temps !

 

La gestion de l’administratif de son entreprise, bien qu’a priori perçu comme un enfer, est absolument indispensable. Que vous soyez dirigeant d’une PME-PMI, d’une micro-entreprise ou que vous soyez freelance, le suivi administratif et financier est au cœur du fonctionnement de votre activité. Mais elle peut devenir un paradis en faisant appel à un service d’assistanat indépendant qui se fera un plaisir de vous soulager des ces tâches et d’en assurer la gestion et le suivi. Pour cela rien de plus simple. Rendez-vous ici et parlons-en !