Si vous expérimentez l’entrepreneuriat, que ce soit depuis peu ou depuis de longues années, vous savez que les deux clés importantes sont l’organisation et le gain de temps. Tout chef d’entreprise est de fait un couteau suisse. Chacun d’entre nous passe son temps à faire différentes tâches qui ne sont pas notre cœur de métier.
À ce titre le plan de classement est un outil indispensable à la bonne marche de votre organisation. Véritable tableau de bord, il contribue au développement de votre activité et vous permet de retrouver les informations pertinentes. Pourquoi et comment réaliser un plan de classement pour qu’il soit fonctionnel et efficace ?
Qu’est-ce qu’un plan de classement ?
Vous comme moi, recevons des mails, des documents textuels ou sonores, des vidéos et des courriers papier. Difficile de s’y retrouver. D’autant que nous sommes rarement disponibles pour les consulter dès leur réception. Il est donc important de pouvoir les ranger pour les retrouver facilement lorsque le besoin s’en fait ressentir.
Mais ranger est-ce la même chose que classer ?
Et bien, pas tout à fait. Lorsque vous rangez, vous placez le document hors de votre vue pour qu’il n’encombre pas votre espace. Il peut s’agir :
- D’une bannette.
- D’une pochette cartonnée.
- D’un fichier sur votre bureau d’ordinateur.
- D’un dossier dans votre boîte mail.
Mais il n’y a aucune réflexion ni organisation. Tout est mélangé pour plus tard.
Or un plan de classement va au-delà. C’est un système de classification qui non seulement structure, mais aussi répertorie, organise, hiérarchise et classe vos documents pour qu’ils soient faciles à retrouver quand le besoin s’en fera sentir. L’objectif est de ne rien perdre qui est important et d’être efficace dans votre activité professionnelle. Votre valeur ajoutée ne se situe pas au niveau du temps passé à rechercher un document dont vous avez besoin. Votre temps est précieux, il mérite donc d’être utilisé à bon escient.
Réaliser un plan de classement fait appel à vos compétences de :
- réflexion ;
- méthode ;
- rigueur.
Ce plan de classement vaut pour votre fonds documentaire, mais aussi pour vos archives. Il est un tout qui reflète la vie de votre entreprise. Les deux sont inséparables.
Par exemple, votre fonds documentaire doit être à portée de main pour être consulté régulièrement. Vos archives quant à elles doivent être préservées et conservées dans des conditions très strictes afin d’éviter les pertes ou toute forme de détérioration.
À concevoir comme un tableau de bord, le plan de classement, est un outil de travail très efficace et personnalisable. Il ne s’élabore pas de la même manière si vous être en micro-entreprise ou en SAS, si vous travaillez seul ou en équipe.
Pourquoi un plan de classement est important ?
Pour retrouver ses documents rapidement
Votre plan de classement sert donc à retrouver les documents papier ou numériques plus facilement. Il vise à uniformiser le rangement pour qu’il soit plus simple et rapide de trouver l’information nécessaire. En réduisant le temps d’accès à l’information stockée et le processus de classification, vous gérez toutes les étapes d’un cycle de vie d’un document.
Pour un travail d’équipe efficace
Selon IDC, les employés passent près de 30 % de leur temps de travail à rechercher une information cruciale, ce qui représente tout de même 2,5 heures par jour, soit près 1 jour par semaine !
Le plan de classement est aussi un outil de collaboration et de suivi indispensable. Organiser et structurer cette information est donc vital pour la pérennité de votre activité professionnelle. Si vous souhaitez travailler en équipe ou déléguer, son élaboration est indispensable.
Pour être en règle avec la législation
Le classement et l’archivage sont également des obligations législatives. Certains documents, comme la comptabilité ou le DUER, doivent être conservés sur une durée minimale, voire à vie. Il est de votre responsabilité en tant que chef d’entreprise de vous assurer de leur bonne conservation et de leur pérennité. Par exemple, depuis la mise en place du RGPD, le 25 mai 2018, vous devez mettre en place toutes les conditions nécessaires pour protéger et stocker les données personnelles de vos clients. En cas de contrôle et de constat de défaillance, vous êtes en porte-à-faux. Prenez donc le temps de cette démarche, vous pourriez vous remercier plus tard !
Comment réaliser un plan de classement efficace ?
Quels sont les différents plans de classement ?
Comme nous l’avons vu, réaliser un plan de classement est redoutablement efficace pour gagner du temps et être en règle avec la législation. Pour cela, certaines pratiques sont à respecter. Il doit être :
- Exhaustif. Pour être valable, le plan de classement doit contenir et hiérarchiser toutes les informations importantes pour l’activité de votre entreprise. Il se présente sous forme d’arborescence avec des dossiers et des sous-dossiers.
- Logique et adapté à l’entreprise. Chaque personne y ayant accès doit pouvoir le consulter aisément.
- Efficace. La perte de temps doit être limitée à son maximum.
Les 3 catégories de classement les plus fréquentes sont :
Le plan alphabétique. Ce classement se fait par le titre des documents. Souvent utilisé dans les fonds documentaires, il oblige à titrer tous les documents (par définition document sans titre et non daté est inutilisable).
Le plan thématique. C’est celui que l’on rencontre le plus souvent. Simple d’utilisation, il s’organise autour de rubriques et de thèmes. La localisation du document est explicite et l’information peut être exploitée rapidement.
Le plan numérique. Intéressant pour la gestion de vos archives, ce système classe les documents grâce à un numéro d’identification, permettant leur traçage surtout quand il s’agit de volumes importants.
Vous pouvez d’ailleurs les combiner pour que ce plan de classement ressemble à la vie de votre entreprise et de votre activité.
Quels sont les critères d’efficacité d’un plan de classement ?
Faire un plan de classement sans objectif n’a aucun intérêt. Il doit être pensé comme une stratégie et avoir des objectifs clairs. Pour qu’il soit efficace, les critères majeurs sont :
- L’accessibilité. Toujours dans le même esprit, faciles d’accès, la prise en main de l’information est rapide. C’est tout votre travail et celui de vos équipes qui devient productif.
- L’actualisation. Votre fonds documentaire est vivant. Le mettre à jour est fondamental si vous ne voulez pas crouler sous les informations obsolètes. Et dans ce cas on revient au point de départ. Vous en faites plus que ranger en attendant.
- La clarification. Le système doit être épuré pour ne conserver que ce qui est intéressant à utiliser immédiatement. Le reste doit soit être supprimé, soit archivé.
- La fiabilité. Votre plan de classement doit rester pertinent tout au long du cycle de vie des documents.
- L’index. Il peut être une aide précieuse pour naviguer facilement entre les différentes catégories. Surtout si vous travaillez en équipe, mais pas seulement. Semblable à une notice d’utilisation il facilite le repérage des sujets et la navigation à l’intérieur du système de classement.
Le plan de classement est donc un outil important pour la vie de l’entreprise. Il permet de lister l’ensemble des documents dématérialisés ou non dont vous avez besoin pour votre activité, de les hiérarchiser, de les organiser. Certes, sa mise en place prend un peu de temps au début, mais il en fait gagner énormément sur la durée. Vous travaillez avec efficience et sérénité sans perdre de temps à chercher les informations nécessaires. Vous ne savez pas par où commencer, contactez-moi et parlons-en !